El diagnóstico organizacional es un proceso analítico que permite conocer la situación real de la organización en un momento dado, para descubrir problemas y corregirlos. Asimismo, realiza un análisis de equipos de trabajo para aprovechar las áreas de oportunidad.
En el diagnóstico se examinan y mejoran los sistemas y prácticas de la comunicación interna y externa de una organización en todos sus niveles. Para esto, se utiliza una gran diversidad de herramientas. Dependiendo de la profundidad deseada, de las variables que se quieran investigar, los recursos disponibles y de los grupos o niveles específicos entre los que se van a aplicar.
Etapas de un diagnóstico organizacional
Generación de información
la cual abarca a su vez tres aspectos:
- La forma en que se recolecta la información, las herramientas y los procesos utilizados.
- La metodología utilizada para recopilar toda la información. La cual sigue dos corrientes: los métodos usados para obtener información desde el cliente (entrevistas, cuestionarios) y los usados para obtenerla desde el consultor (observación).
- La frecuencia con que se recolecta la información, la cual depende de la estabilidad del sistema.
Organización de la información
En este punto, es necesario considerar tres aspectos claves:
- El diseño de procedimientos para el procesamiento de la información.
- El almacenamiento apropiado de los datos.
- El ordenamiento de la información, de modo que sea fácil de consultar.
Análisis e interpretación de la información
Consiste en separar los elementos básicos de la información y examinarlos con el propósito de responder a las cuestiones planteadas al inicio de la investigación.
¿Cómo llevar a cabo un diagnóstico organizacional?
Para poder llevar a cabo con éxito un diagnóstico organizacional se deben cumplir algunos requisitos básicos:
- Antes de iniciar el proceso de diagnóstico es indispensable contar con la intención de cambio y el compromiso de respaldo por parte del cliente. Es decir, que esté dispuesto a realizar los cambios resultantes del diagnóstico.
- El cliente debe dar amplias facilidades al consultor organizacional ya sea interno o externo. Para la obtención de información y no entorpecer el proceso de diagnóstico.
- El consultor maneja la información que se obtenga del proceso de forma confidencial, entregando los resultados generales sin mencionar a las personas que proporcionaron la información.
- Por otro lado, debe proporcionar retroalimentación acerca de los resultados del diagnóstico a las fuentes de las que se obtuvo la información.
- Finalmente, el éxito o fracaso del diagnóstico depende en gran medida del cliente y del cumplimiento de los acuerdos que haga con el consultor.
¿Cuáles son los tipos de diagnóstico organizacional?
El diagnóstico organizacional se divide en dos: funcional y cultural. Cada uno con sus propios objetivos, métodos y técnicas. Son complementarias entre sí:
Diagnóstico funcional
El diagnóstico funcional (su nombre se debe a una perspectiva funcionalista) examina principalmente las estructuras formales e informales de la comunicación, las prácticas de la comunicación que tienen que ver con la producción, la satisfacción del personal, el mantenimiento de la organización, y la innovación.
Diagnóstico cultural
El diagnóstico cultural es una sucesión de acciones. Es decir, que su finalidad es descubrir los valores y principios básicos de una organización, el grado en que éstos son conocidos y compartidos por sus miembros y la congruencia que guardan con el comportamiento organizacional.
Métodos y técnicas de los diagnósticos organizacionales funcionales
- Entrevista. Esta técnica se complementa con el cuestionario. Permite recoger información que puede ser investigada hasta en sus mínimos detalles en una conversación personal con los miembros de una organización.
- Cuestionario. Permite recoger mayor cantidad de información de mayor cantidad de gente y de una manera más rápida y más económica que otros métodos. A la vez facilita el análisis estadístico.
- Análisis de transmisión de mensajes. Consiste en un cuestionario especializado que descubre el proceso de difusión de un mensaje en la organización. Desde su punto de origen hasta que logra alcanzar a los diferentes miembros de la misma. Este método revela el tiempo que toma la difusión de un mensaje, su proceso comunicativo, quienes bloquean la comunicación, las redes de comunicación informal y la manera como se procesa la información.
- El análisis de experiencias críticas de comunicación. Sirve para conocer las experiencias positivas y negativas que existen dentro de la organización y la efectividad o inefectividad de las mismas.
- Análisis de redes de comunicación. Analiza la estructura de comunicación de una organización y su efectividad. Por lo tanto, se evalúa quién se comunica con quién, qué grupos existen en la organización, qué miembros actúan como puente entre los grupos, los bloqueos que sufre la información. Asimismo, el contenido de la comunicación y la cantidad de información difundida.
- La entrevista grupal. Esta técnica selecciona un cierto número de miembros representativos de la organización para ser entrevistados como grupo. La entrevista se suele centrar en aspectos críticos de la comunicación organizacional.
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Métodos y técnicas de los diagnósticos organizacionales culturales
- Observación. Para llevarla a cabo, el investigador puede optar por convertirse en un miembro más del grupo. (Observación participante) u observarlos desde fuera (observación no participante.) Sin embargo, el investigador debe ganarse, en cualquier caso, la confianza de las personas que va a estudiar. Lograr su aceptación y evitar en lo posible que su presencia interfiera o perturbe de algún modo las actividades cotidianas del grupo.
- Entrevistas individuales. Es muy importante que en las entrevistas se logre lo que se conoce con el nombre de “simpatía”. Esta implica el establecimiento de un clima de confianza mutua, comprensión y afinidad emocional entre el entrevistador y el entrevistado.
- Análisis de documentos. El investigador reunirá una colección de documentos diversos que necesitan ser interpretados. Esto con el fin de extraer la información que contienen sobre la historia y características de la organización. Estas lo llevarán a inferir algunos aspectos importantes de la cultura de la misma.
- Discusión en grupos pequeños. Sesiones de grupo con una discusión dirigida.
- Dramatización. Proporciona datos sobre la percepción que la gente tiene de ciertos papeles, relaciones y situaciones de trabajo.
- Técnicas proyectivas. Consiste en presentar a un sujeto un material poco estructurado, con instrucciones vagas y pidiéndole que lo organice a su manera. Cosas que no puede hacer sin proyectar la estructura de su propia personalidad.
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