A medida que su negocio crece, también lo hacen sus necesidades de recursos humanos. El uso del Outsourcing de RRHH para automatizar procesos repetitivos (como la nómina, el reclutamiento, el seguimiento del tiempo y la inscripción de beneficios laborales) puede aliviar parte de la carga administrativa de su empresa y liberar más tiempo para actividades generadoras de ingresos.
Todos conocemos las ventajas que obtenemos al hacer un Outsourcing de nuestros procesos:
- Los costos operativos y administrativos declinan y la inversión en insfraestructura y equipos se reducen.
- Permite a la empresa responder con rapidez a los cambios del entorno.
- Incremento en los puntos fuertes de la empresa.
- Ayuda a enfrentar mejor los cambios en las condiciones de los negocios.
- Aumento de la flexibilidad de la organización y disminución de sus costos fijos.
La empresa que contrata provee información básica acerca de su personal, la firma contratada se encarga de calcular los pagos, llevar un control de la asistencia de los empleados, contabilizar sus vacaciones, beneficios y de hacer los cheques. Esto resulta más económico ya que se evita tener todo un departamento encargado de la nómina, pagar los salarios de la gente del departamento, correr con gastos como seguridad social, fondos de pensiones, etc.
Pero, ¿Cómo puede estar seguro de elegir la plataforma adecuada para su negocio?
La comparación de proveedores y sus plataformas de trabajo es una tarea compleja, que requerirá tiempo y energía de múltiples partes interesadas. Sin embargo, puede simplificar la identificación del mejor servicio evitando estos errores comunes.
ERROR 1: Apresurarse en su decisión
Se necesita tiempo para encontrar la mejor solución de recursos humanos para su negocio.
Apresurarse a través del proceso de selección puede llevar a más dolores de cabeza y gastos en la línea. Si no lo hace bien la primera vez, terminará gastando más tiempo y dinero buscando otra solución.
Tome su tiempo. Haga su diligencia debida. No se sienta presionado para tomar una decisión antes de que esté listo. Comparar una variedad de opciones y luego reducirlas a una pareja que cumpla con sus criterios. A continuación, desee profundizar en las características y beneficios de cada sistema y medir cómo se acumulan contra todas sus necesidades y deseos.
ERROR 2: No obtener la aceptación de los empleados
Involucre a los empleados que en última instancia estarán utilizando la solución de recursos humanos para ayudarle a decidir. Ellos experimentan las coyunturas de su negocio de primera mano y están equipados para evaluar si una solución propuesta los resolverá o no.
Por ejemplo, sus equipos operativos y administrativos están mejor calificados para determinar cuál de las plataformas de servicio que están considerando se comunica mejor con las necesidades de empleo y gestion de nomina que se presentan. Sin la aportación de estas partes interesadas, corre el riesgo de tener que transferir manualmente los datos entre sistemas como lo hizo antes de tener cualquier tecnología o servicio de recursos humanos en absoluto.
ERROR 3: No hacer las preguntas correctas
Comprar la tecnología de recursos humanos correcta es mucho como contratar al candidato de trabajo adecuado. Usted querrá entrevistar a varios vendedores potenciales y hacer preguntas estratégicas sobre su capacidad de servicio y software antes de comprometerse a uno. Después de todo, usted está gastando el dinero de su empresa duramente ganado, así que sea exigente. Tenga preparada una lista de preguntas y luego averigüe qué tan bien una solución en particular ofrece en cada área.
Aquí están algunas preguntas que usted podría considerar pedir:
- ¿Cuál es el costo total, y qué incluye eso?.
- ¿Cómo usted factura? ¿Ofrecen una tarifa fija que cubre todo o tendremos que pagar extra por servicios adicionales después de la implementación?.
- ¿Su software o plataforma es escalable a medida que cambian nuestras necesidades empresariales?.
- ¿Cuál es el tiempo medio de ejecución de su sistema? ¿Qué ocurre si sus sistemas fallan, realizan un backup?.
- ¿Proporciona un equipo de servicio dedicado al que podemos contactar directamente o nuestros problemas serán manejados por un agente de call center aleatorio?.
- ¿Con qué frecuencia actualiza su software, y esto está incluido en el precio?.
- ¿Cómo se asegurará el cumplimiento a medida que evolucionen las leyes laborales?.
ERROR 4: Desconocer todas las condiciones del contrato
Es fácil ser influenciado por vendedores que parecen prometer algo increíble por un precio inicial bajo.
Sin embargo, un proveedor con una tasa de implementación más baja podría terminar costándole a largo plazo. Si usted tiene que pagar extra por los servicios que pueden venir de serie con un competidor, probablemente no es un buen negocio después de todo.
Por ejemplo, ¿Hay almacenamiento limitado para sus datos de recursos humanos? Si las capacidades de almacenamiento de su sistema de recursos humanos no crecen con su negocio, probablemente pague por actualizar o personalizar su plataforma para poder almacenar todos los datos de empleados dentro del sistema. Esto puede sumar a un gasto importante con el tiempo, especialmente si su negocio está creciendo constantemente.
Entender lo que se ofrece en la propuesta. Asegúrese de detectar cualquier costo oculto antes de llegar a un acuerdo.
ERROR 5: No solicitar referencias de clientes existentes
¿Qué dicen los clientes actuales acerca de los proveedores que está considerando?. Lo bien que sirven a otras compañías es un indicador bastante sólido de lo bien que se encargaría de su empresa.
Pregunte si puede ponerse en contacto con clientes existentes para hablar con ellos sobre su experiencia. Comprender las fortalezas y debilidades de un proveedor o software potencial, y cómo pueden afectar a su organización, le ayudará a tomar una decisión informada.
ERROR 6 : Fijarse enteramente en el precio
Mientras que el precio es importante, no debe dictar completamente su decisión. También debe tener en cuenta lo siguiente:
- Obtener todos los detalles posibles en su comparación: Centrarse únicamente en uno o dos aspectos de una solución en particular no proporciona una visión integral de si va a satisfacer las necesidades de su empresa. Es importante considerar todas las características y funcionalidades, y el costo total de todo lo que necesitará. Este enfoque hace que sea más fácil para usted para comparar diferentes plataformas y sistemas que pueden tener características diferentes y modelos de precios (a la carta o tarifa plana).
- Considere ahorrar tiempo: Disminuir el número de horas que los empleados dedican a tareas de RR.HH. Cada mes les permite dedicar más tiempo a aumentar sus ingresos y su negocio. Una solución integral y mejorada automatizará e integrará sus procesos, aumentando la productividad y la precisión, al tiempo que simplificará sus operaciones de RR.HH en toda la organización.
- Reevalúe su definición de costo: El precio total puede ser más que el costo inicial o mensual. Por ejemplo, ¿Hay un cargo extra por trabajadores o por ciclo de nómina? ¿O hay una tarifa plana que cubre todo de 5 a 50 nóminas? ¿Qué pasa con el mantenimiento y las actualizaciones? Examine lo que implica el paquete de precios de cada solución.