Una startup nace con energía, propósito y urgencia. Todos los ojos están puestos en el producto, en el crecimiento y en la siguiente ronda de inversión. Pero entre tanta velocidad, hay un área silenciosa que puede convertirse en un riesgo gigantesco: la nómina.
Durante los primeros meses, pagar a los empleados puede parecer simple. Un archivo de Excel, un par de transferencias y listo. Sin embargo, cuando la empresa pasa de cinco a cincuenta colaboradores en menos de un año, ese sistema improvisado se convierte en una bomba de tiempo.
Errores en aportes, clasificación incorrecta de contratos, deducciones mal aplicadas o reportes fuera de plazo son más comunes de lo que parece. Y cuando la startup empieza a crecer, llega el punto en el que el problema ya no se puede ocultar.
1) El error más común: contratar rápido, sin revisar la figura legal
Uno de los errores más repetidos —y costosos— es contratar personas bajo la figura de “prestación de servicios” cuando en la práctica son empleados. En Colombia, tanto la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) como el Ministerio del Trabajo han advertido que este tipo de prácticas son irregulares y pueden generar sanciones millonarias por aportes no realizados a seguridad social y prestaciones sociales omitidas.
Según la UGPP, cada año se detectan cientos de empresas que clasifican mal a sus trabajadores para reducir costos, lo que termina en procesos de fiscalización y cobros retroactivos. Es una práctica especialmente común en startups tecnológicas, que suelen contratar talento freelance o remoto sin entender completamente las implicaciones legales.
La recomendación del propio Ministerio del Trabajo es clara: la subordinación, la continuidad y la dependencia económica determinan si un vínculo es laboral o no, sin importar el nombre del contrato. Es decir, si un colaborador cumple horarios, recibe instrucciones directas y depende de un solo pagador, lo más probable es que sea un empleado formal.
2) El costo oculto de calcular nómina internamente
A simple vista, gestionar la nómina internamente parece una forma de ahorrar dinero. Pero lo que no se ve son los costos ocultos de hacerlo mal: errores en retenciones, pagos tardíos a seguridad social o deducciones inconsistentes que generan sanciones automáticas por parte de la DIAN o la UGPP.
Las startups que calculan nómina manualmente invierten hasta un 30 % más de tiempo operativo, según el Payroll Benchmarking Report de Deloitte (2024), y cometen errores que pueden representar hasta el 2 % del total de la masa salarial en correcciones e intereses.
Además, el Ministerio de Hacienda y la DIAN publican mensualmente actualizaciones en retenciones, topes y calendarios de pago. Si la empresa no se mantiene al día con esa normativa, los retrasos pueden derivar en multas y en la pérdida del beneficio de ciertos incentivos tributarios.
3) Cuando el crecimiento supera la estructura
Las startups están diseñadas para escalar rápido, pero no siempre para administrar bien. Cuando una empresa pasa de diez a cincuenta empleados, aparecen nuevos retos: control de horarios, liquidaciones, bonificaciones, retenciones, aportes y prestaciones.
Según el estudio Global Payroll Survey 2025 de PwC, más del 45 % de las empresas emergentes experimentan errores graves en nómina durante sus primeros dos años de crecimiento acelerado. La causa principal: falta de procesos documentados y automatización.
En la práctica, esto se traduce en colaboradores que no reciben su salario a tiempo, reportes inconsistentes a los fondos de pensiones y un caos administrativo que termina afectando la moral del equipo y la reputación del fundador.
4) La trampa de la hoja de cálculo
Deloitte señala en su Global Outsourcing Survey 2024 que una de las señales más claras de riesgo en una organización es depender de hojas de cálculo para manejar pagos y registros. Aunque parezca funcional, cada edición manual aumenta el margen de error y elimina trazabilidad.
Cuando llega una auditoría o un inversionista pide revisar los libros contables, esos errores se vuelven visibles y costosos. Los fondos de inversión suelen revisar la nómina antes de cerrar rondas, y si encuentran inconsistencias, el proceso se detiene o el valor de la empresa se ajusta a la baja.
El manejo manual también abre la puerta al fraude interno y a la pérdida de información sensible. Sin políticas de control, cualquier modificación puede pasar desapercibida.
5) El dilema del talento internacional
Muchas startups colombianas contratan talento remoto en otros países para crecer más rápido. Sin embargo, cada país tiene sus propias normas laborales y fiscales. PwC y Deloitte coinciden en que manejar nómina en múltiples jurisdicciones sin soporte especializado multiplica los errores y las contingencias legales.
Cuando una empresa paga a un colaborador extranjero sin cumplir los requisitos fiscales locales, puede generar responsabilidades tributarias tanto en el país de origen como en el destino. Para evitarlo, cada vez más startups recurren a figuras como el Employer of Record (EoR), una modalidad en la que un tercero contrata legalmente al trabajador en su país y se encarga de la nómina, impuestos y seguridad social.
6) Las consecuencias que nadie cuenta
Una mala gestión de nómina no solo implica sanciones o multas. También puede:
- Destruir la confianza del equipo si los pagos fallan o se retrasan.
- Dificultar la atracción de talento senior por falta de transparencia.
- Generar bloqueos para participar en licitaciones o contratos con el Estado.
- Crear conflictos en procesos de due diligence o auditorías previas a inversión.
De hecho, Justworks, en su guía 5 HR and Payroll Mistakes That Startups Make All Too Often (2024), advierte que la nómina mal administrada es una de las tres principales causas de fricción entre fundadores y departamentos de finanzas en los primeros años de crecimiento.
7) La solución: tercerizar no es perder control, es ganar precisión
Externalizar la nómina no significa perder el control del negocio, sino reducir riesgos y liberar tiempo operativo.
De acuerdo con el estudio Payroll Study 2024 de PwC, las startups que tercerizan su nómina logran un 25 % menos errores de cálculo, reducen en un 40 % el tiempo de gestión mensual y mejoran la satisfacción de sus empleados.
Los proveedores especializados cuentan con sistemas automatizados de cálculo, validación de aportes, cumplimiento normativo y protección de datos. Además, actualizan sus procesos en función de los cambios legales de la UGPP, DIAN y Ministerio del Trabajo, algo difícil de garantizar internamente en una startup en expansión.
8) Cuándo hacerlo: señales de que es hora de delegar
Una startup debería considerar externalizar su nómina si:
- Está creciendo más del 20 % trimestralmente en número de empleados.
- Tiene colaboradores en varias ciudades o países.
- Su equipo de finanzas dedica más de un día a la semana al pago de nómina.
- Ya ha recibido advertencias de la UGPP o inconsistencias en aportes.
- Está preparando una ronda de inversión y necesita reportes financieros auditables.
Cuando la empresa llega a este punto, el outsourcing deja de ser un gasto y se convierte en una estrategia de cumplimiento y escalabilidad.
9) El cambio cultural: ver la nómina como una ventaja competitiva
Las startups más sólidas no ven la nómina como un trámite administrativo, sino como una herramienta estratégica de confianza y transparencia.
Según el Global Payroll Benchmark 2024 de Deloitte, las empresas que automatizan o externalizan la nómina no solo reducen errores, sino que mejoran la experiencia del empleado y fortalecen su reputación ante inversionistas. En un ecosistema donde la confianza es clave, pagar bien y a tiempo también es una forma de retener talento.
10) Conclusión: la nómina es una decisión de crecimiento
En un entorno tan dinámico como el de las startups, la gestión de nómina debería verse como una inversión en gobernanza, no como un costo. Externalizar, automatizar y blindar este proceso permite que los fundadores se concentren en lo que realmente importa: crecer sin comprometer la estabilidad del equipo ni el cumplimiento legal.
Porque en el mundo de las startups, la velocidad es importante, pero la precisión es lo que asegura que llegues lejos.
Bibliografía consultada
- Deloitte (2024). Global Outsourcing Survey.
- Deloitte (2025). Global Payroll Benchmarking Report.
- PwC (2024). Payroll Study.
- PwC (2025). Global Payroll Survey.
- Justworks (2024). 5 HR and Payroll Mistakes That Startups Make All Too Often.
- UGPP – Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (sitio oficial, Colombia).
- Ministerio del Trabajo de Colombia – Guía de obligaciones del empleador.
- DIAN – Calendarios tributarios y retención en la fuente.
- Deloitte Insights & PR Newswire (2024). Tendencias en outsourcing de nómina y cumplimiento global.