El departamento de nómina es una de las áreas de una empresa que mayores problemas presenta en su funcionamiento durante todo el periodo laboral. Malas liquidaciones hechas por personas inexpertas, consignaciones por valores equivocados, retención de dineros sin justificación, son algunos de los inconvenientes más frecuentes que se presentan en este proceso. Lidiar con todos estos errores puede ser un completo dolor de cabeza. No se complique, en GSH tenemos la solución para su compañía: Outsourcing de nómina.
Esta área es fundamental para el correcto funcionamiento de cualquier entidad, por eso un tropiezo en cada una de sus actividades puede significar graves problemas que afectan la estructura interna y externa de la compañía. En términos generales podríamos decir que el objetivo principal de este subsistema es simplemente el de administrar periódicamente los recursos monetarios de la empresa, teniendo en cuenta las regulaciones legales vigentes.
Pero la realidad es que la generación de una nómina sea de tipo semanal, quincenal o mensual, abarca una serie de detalles, procedimientos y subprocesos que van mucho más lejos de la simple concepción de realizar las consignaciones de sueldo a la cuenta de los empleados o entregar un cheque.
Todo el procesamiento de una nómina, desde su elaboración y finalmente generación, incluye el manejo de otros conceptos un poco más complejos como ciertos rubros relacionados con conceptos salariales muy específicos, deducciones, asignaciones, retenciones que son obligatorias por ley, las prestaciones sociales, así como lo referente a préstamos, pago de horas extras, feriados o festivos y la otorgación de préstamos a los empleados. Sin duda alguna estos son procesos que implican necesariamente una revisión minuciosa que por medio de un outsourcing de nómina, puede hacerse.
No obstante uno de los aspectos más importantes sobre estos subprocesos no se basa únicamente en la experiencia y manejo que pueda tener el personal encargado del área de nómina, el cual, vale la pena mencionar, debe mantenerse en constante actualización en lo que se refiere a materia de legislación vigente; sino que además requiere de un alto compromiso y respeto hacia los empleados que trabajan dentro de la empresa.
Al elaborar una nómina no sólo estamos trabajando con el sueldo de un trabajador, lo cual por sí mismo es bastante importante, sino que adicionalmente estamos involucrándonos con las responsabilidades. Compromisos, expectativas y sobre todos necesidades de quienes, de alguna forma u otra, han confiado su dinero a manos de nuestra labor. Debemos contar con que cada uno de los empleados elabora su presupuesto y a partir de allí adquiere cierto número de compromisos, ya que sabe con qué capital cuenta para realizar sus compras, pagos y otras actividades, al momento de llegar la quincena o al terminar el mes.
Es aquí donde se presenta uno de los problemas más frecuentes del área de nómina: los retrasos en el pago del sueldo de los empleados. Cuando se atrasan las consignaciones de nómina a los colaboradores de la empresa, por lo general se debe a errores del mismo departamento o a la entrega retrasada de los soportes correspondientes que deben venir del departamento administrativo, lo que le causa bastantes problemas al trabajador. Incluso muchos empleados trabajan horas extra para aumentar el valor de su sueldo durante el desarrollo de las actividades mensuales con el objetivo de poder cumplir con todos sus compromisos económicos.
Cuando el empleado debe acudir incontables veces al departamento de nómina por diferentes situaciones en donde se tramitan reclamos por errores en sus pagos, no sólo se causa el malestar y enojo del colaborador que deben esperar, por mala gestión del área, a que llegue nuevamente el día de pago para completar lo que quedo faltando, sino que además se generan retrasos en la propia gestión que debe cumplir el departamento.
El tiempo que se invierte en la corrección de esos pagos pendientes por revisión, hace que se pierda el ritmo de trabajo por lo cual este se acumula y generar como consecuencia el cometer nuevos y peores errores que disminuyen la productividad del departamento. Sí esto ocurre es más que necesario contar con un outsourcing de nómina.
Después de haber pasado por todo esto solo quedan cosas negativas para el futuro: atraso en la entrega de otras actividades, atraso general del área, la desconfianza del empleado frente al grupo de nómina que ahora sienten que tienen la necesidad de ser más minuciosos con la revisión de sus desprendibles de nómina, entre otras tantas consecuencias. Todo esto a la final termina convirtiéndose en una gran bola de nieve que hará que estallen problemas laborales mucho mayores. La generación de un clima de desconfianza es uno de los detonantes que más afectan a la empresa y su funcionamiento adecuado.
Queda entonces la pregunta ¿cómo podemos evitar que esto suceda en nuestra compañía y que por el contrario se logre optimizar la ejecución de estos procesos en el departamento de nómina evitando todo tipo de retrasos y reclamos? Claramente frente a dos aspectos claves: mayor compromiso y mejor organización. Más que la experiencia que puedan tener quienes participan en esta área en la realización de cálculos o el conocimiento de leyes, incluso más alla de la metodología empleada por el departamento, sin duda alguna lo que marca la diferencia es sentir un profundo respeto y compromiso por la labor que se desempeña.
Estos dos aspectos claves los puede encontrar en el Grupo Soluciones Horizonte (GSH) a través de su servicio de outsourcing de nómina. Si ha notado que todos los problemas que hemos mencionado anteriormente ocurren en su empresa, es importante que tome decisiones inmediatas y correctivas para que en el futuro no afecte la productividad de su compañía. Busque la asesoría de expertos en la materia, consulte con GSH.