¿Qué es la nómina electrónica?
La nómina electrónica es el archivo electrónico que se genera mediante un software, en donde se aloja el soporte de pago de los empleados en una empresa. Cumple la misma función que la nómina tradicional.
Recientemente, la DIAN aprobó un nuevo requisito para la nómina electrónica 2021. Consiste en enviarle a la DIAN la nómina de tu empresa de manera electrónica, por medio de un proceso similar al de la facturación electrónica.
La DIAN registrará la formalidad de la vinculación de los empleados a tu empresa, lo cual resultará útil en el momento de pagar impuestos y tus empleados también recibirán una copia individual con la información suministrada.
¿Por qué la DIAN implementó los cambios en la nómina?
La DIAN es promotora de la transformación digital en las empresas y tiene como objetivo principal recopilar la información de cualquier contribuyente. de este modo, no depende de las empresas busca tener una mayor eficiencia en el control y fiscalización, además de ser un documento estratégico para la administración tributaria.
¿Cómo se implementa la nómina electrónica?
- Lo primero que debes tener en cuenta, es obtener un software que esté autorizado por la DIAN, debido a que hay requisitos de validación y datos puntuales sobre los periodos de pago que realizas a tus empleados que debes cumplir.
- Una vez obtengas el software, debes verificar el formato en el cual emitirán la nómina de una empresa. El único formato aceptado por la DIAN es XML porque permite recibir la información de manera correcta y poder validarla. Asegúrate que tu proveedor de nómina electrónica tenga el formato permitido.
Objetivo de la nómina electrónica
- Recopilar conceptos obligatorios que deberían ser incluidos en la nómina, pero en ocasiones no se incluyen cuando se genera por medios tradicionales, como costos, impuestos, deducciones.
- Tener constancia y llevar control del salario que les pagaste a tus empleados.
- mitigar la evasión de impuestos y obligaciones legales relacionadas con el recurso humano.
Generar un ahorro económico y ecológico considerable.
¿Qué datos del empleado se incluyen en la nómina electrónica?
- Datos de identificación de la empresa y el trabajador.
- Periodo para liquidar.
- Base salarial.
- Complementos salariales.
- Horas extraordinarias.
- Gratificaciones extraordinarias.
- Indemnizaciones.
- Prestaciones de la Seguridad Social.
- Indemnizaciones por traslados, suspensiones o despido total de los importes devengados.
- Aportes de los trabajadores.
- Retenciones.
- Anticipos.
- Salario líquido total que debe percibir el trabajador junto con la firma, el sello de la empresa y fecha de emisión.
¿Es necesario hacer cambios en la nómina de una empresa?
Este tipo de nómina aunque es un requisito de las empresas en Colombia, también se trata de sumergirse en la digitalización y por eso es aconsejable que veas en este proceso la oportunidad de adaptar tu empresa a las nuevas necesidades del mercado.