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Las bondades de la administración de nómina por empresas especializadas



Publicado: Abril 19, 2018

Y es que de verdad podemos hablar de bondades cuando a través de una simple relación contractual, se obtiene esa maravillosa píldora contra el dolor de cabeza.

Dolor de cabeza que a la mayoría de responsables de las áreas de talento humano les ocasionan la gestión y liquidación de su nómina de personal. Esto ocurre porque no cuentan con la experticia de un proceso que requiere de plenos conocimientos específicos, actualización permanente de las normas legales y requisitos reglamentarios, tecnología de punta, mecanismos de control y seguimiento que garanticen la calidad y oportunidad esperada para la administración de nómina, no solo por las áreas financieras de las compañías, sino de los mismos empleados o colaboradores de la empresa, quienes esperan posterior a haber realizado a cabalidad las funciones encomendadas, la remuneración que fue pactada con su empleador, de manera ágil, puntual y exacta.

A pesar de que se diría que la liquidación de la nómina es un proceso que solo demanda unos días al mes, porque o son de manera quincenal o son de manera mensual, según lo determine la organización, no hay nada más errado que esto, ya que el proceso de gestión de una nómina encierra responsabilidades adicionales como alimentación de retiros, de ingresos de nuevo personal, cambios internos que afectan a la nómina, liquidación de seguridad social y parafiscales, liquidación de prestaciones sociales por retiro, liquidación de vacaciones, entre otras obligaciones periódicas, como liquidación de la prima de servicios e intereses de cesantías.

Ante este tamaño de responsabilidad que demanda este proceso se esperaría que estuviera en cabeza de personal especializado en la materia y personal con alto grado de estabilidad, sin embargo, esto en la realidad no ocurre siempre, conocemos muchos casos en los cuales la administración de nómina cuando la realizan in house, es decir con personal de planta, sucede que está a cargo de personal de mando medio, colaboradores que muchas veces estudian carreras técnicas o profesionales y que están de manera provisional en el cargo, por cuenta que están en un proceso de formación que posteriormente les implicará crecimiento en su vida profesional y personal. Esto hace que roten por diferentes empresas o áreas, afectando y generando unos altos niveles de riesgo al proceso.

Estos riesgos, generalmente cuando vienen de nómina, se traducen en onerosos costos para la organización que se ven reflejados en el tiempo a través de mayores o menores valores pagados, sanciones por incumplimiento, entre otros, que también se pueden volver un valor monetario si se trata de no atención o negación de servicios por parte de las entidades prestadoras de servicios de salud a sus trabajadores, momentos en los cuales debe la empresa de su propio bolsillo solventar la necesidad para así no afectar la imagen ante sus empleados.

Todo lo anterior, más estos cambios que ha implementado el gobierno nacional en los últimos años, han puesto a más de una empresa, sin importar su tipo y tamaño, con los pelos de punta y es la creación de la UGPP Unidad de Pensiones y Parafiscales, cuya principal función corresponde a las tareas de seguimiento, control de la completa y oportuna liquidación y pago de las contribuciones parafiscales de la protección social. A partir de la gestión que viene realizando muy juiciosa y minuciosamente esta entidad con las empresas es cuando éstas más se han dado cuenta de los vacíos o brechas que tienen internamente en el área.

Las sumas recaudadas por concepto de multas y sanciones son de no creer, ¡Muchos ceros a la izquierda! Así que una buena alternativa para poner freno a este fenómeno es que la administración de nómina se tercerice mediante una empresa especializada, ya que estas actividades, aunque son claves, no son propias del objeto de las organizaciones y no tendría la empresa por qué especializarse en ello. La administración de la  nómina a través de un tercero le trae importantes beneficios que usted podrá palpar desde el primer momento. Algunos de estos están relacionados con infraestructura física, recursos humanos y esos costos ocultos que no siempre están en el estado de pérdidas y ganancias, pero que van sumando en los gastos administrativos.

Cuando hablamos de infraestructura física hablamos de aquellos costos que tienen que ver con los metros cuadrados que requiere un trabajador, y como mínimo esto corresponde a 1.50 m. por 1.50 m, esto sin contar que el trabajador demanda unos recursos básicos de aseo, la cafetería y la papelería; por otra parte y de mayor relevancia, encontramos todo aquello que tiene que ver con tecnología, punto de red y datos que en la mayoría de casos tienen que ver con el cobro de TIC de cada empresa, entre más número de puntos tenga el área, mayor será su valor, y si es tercerizado peor aún.

Ahora bien, podemos hablar de los costos de administración de nómina in house: los costos de las casas de software que brindan un real respaldo y garantías ante instancias de control no están al alcance de todas las empresas, por el contrario de un grupo reducido de ellas, esto hace que acudan a softwares intermedios que en muchos casos no son eficientes para sus procesos, adicional a que independiente del tipo de software, se demandan unos costos por adquisición y posterior por mantenimiento y cada que haya una actualización.

Por último ¡Algo clave! Como hablamos al inicio, el personal de nómina no tienen la tarea fácil y eso lo pueden ratificar las empresas que han tenido importante crecimiento, entre más productiva se vuelve y crece en ventas, en casos donde esto está ligado a mano de obra más ineficiente, se vuelve en el sentido que sus áreas de recursos humanos crecen igual ¡Y de esto no se trata! Realizar tareas operativas demanda personal y recursos, por lo que tercerizar aquellas tareas que no corresponden al core de negocio siempre será la mejor opción.

Eso sí, tenga mucho cuidado a la hora de seleccionar a ese aliado estratégico clave para la administración de nómina, pues no sea que resulte peor la medicina que la enfermedad. Cerciórese que cumplen las expectativas de sus clientes actuales, pida referencias y ante todo, no se guie 100% por precios a la hora de seleccionar, si bien el valor tiene un peso muy importante eso no lo es todo, lo mejor es la tranquilidad y de seguro se puede encontrar esa balanza de costo y beneficio.

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