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Funciones de la Administración de nómina



  Administración de Nomina

Esta es una época decisiva para tomar las decisiones adecuadas para el mejoramiento de los procesos de nuestra empresa. Gracias al entrenamiento y capacitación continua en la que las empresas han decidido basarse para aumentar la productividad de sus procesos, surgió la necesidad de contratar los servicios de empresas que actúen como aliados estratégicos que contribuyan con el manejo de las diversas áreas de la organización, incluyendo la Administración de nómina.

Las compañías que eligen trabajar este departamento de manera externa, es decir, a través del outsourcing de nómina, se enfocan en su especialidad desarrollando las actividades propias de su empresa y otorgan una completa autonomía a quienes han escogido como sus aliados estratégicos para hacerse cargo de esta área confiando en su estrategia de Know How.

Esto no significa que las empresas contratantes pierdan el control de estos procesos, lo que es una gran preocupación para los empresarios de la organización, sino que lo que se busca es atribuir responsabilidades concretas por medio de una comunicación asertiva entre ambas partes con el objetivo de obtener siempre los mejores resultados. Debido a la gran cantidad de procesos que existen dentro de las organizaciones, es muy difícil prestar atención al detalle, por lo que muchos de estos pueden estar teniendo problemas de direccionamientos desaprovechando los recursos que trabajan en ellas, causando baja productividad.

Cuando estos aspectos negativos se identifican se requiere de un profundo análisis para determinar cuáles han sido los errores en la administración y gestión de cada uno de estos departamentos para encontrar la solución que permita optimizar las áreas que presentan mayores inconvenientes. Al tomar la decisión de tercerizar el proceso de recursos humanos, las tareas relacionadas con la administración de nómina, pueden generar ahorros hasta de un 26% de los costos que se generan en dicha gestión.

Pero ¿por qué prestar mayor atención a este proceso? La realidad es que no podemos ocultar que la gestión de nómina y por tanto su departamentos son un área fundamental para que una empresa pueda funcionar de la forma más adecuada, un solo tropiezo puede causar que toda la empresa quede paralizada ya que es un proceso que se conoce como trasversal, por lo que los demás departamentos tienen que ver de manera directa o indirecta con este. Su mal funcionamiento puede causar graves inconvenientes afectando la estructura interna y externa de la organización.

Por ellos podríamos decir que casi que uno de los objetivos principales de este sistema es el de administrar de la manera correcta y con la periodicidad necesaria los recursos económicos d los que dispone la empresa, prestando gran atención a los detalles importantes como el mantener actualizados los conocimientos en materia de legislación vigente. Para los que laboran en esta área se les pide cumplir con ciertos objetivos, pero a su vez asumen grandes restos como:

  • La implementación de mejores métodos que permitan el mejoramiento continuo del área a través de la optimización de procedimientos relacionados a la calidad del pago, minimizando en lo posible la cantidad de reclamaciones por parte de los empleados, además de reducir los tiempos que tardan en tramitarse cada una de ellas.
  • Conservar y buscar mantener al equipo de trabajo del proceso completamente motivado y con una mejor capacitación.
  • Poder garantizar que los pagos correspondientes a la nómina se realizaran en los tiempos establecidos, para que los empleados de la empresa pueda hacer el cobro de las mismas.

Ahora es importante mencionar las funciones principales que debe desempeñar el equipo encargado de la administración de nómina, así como las responsabilidades que esta misma área lleva durante el desarrollo del periodo activo de la empresa:

  • Debe supervisar constantemente todo el proceso relacionado con la elaboración de nómina y los pagos respectivos de empresa a empresa, manteniendo una sinergia con el departamento de Tesorería.
  • Ejercer control de las dispersiones de la nómina para llevar a cabo su correcta distribución.
  • Hacer seguimiento y control a cada una de las entradas diarias apoyándose del área de contabilidad.
  • Cumplir con todo lo reglamentado a las prestaciones de ley que por normativa legal le corresponden a los trabajadores, más aún cuando estos se desvinculan de la compañía apegándose siempre a lo establecido por ley.
  • Mantener el control y seguimiento de los descuentos que se han hecho en convenio con los trabajadores, siempre y cuando estén autorizados por la legislación colombiana.
  • Supervisar el transcurso de la preparación y desembolso de las nóminas especiales (regalías y bonificaciones).
  • Conservar un estricto control de los reportes relacionados con la puntualidad y asistencia de los colaboradores con el objetivo de brindar información al departamento o área de Relaciones Laborales o quien supervise este aspecto.
  • Producir los indicadores y la estadística que contenga la información de lo referente a la nómina de los empleados.
  • Coordinar los análisis requeridos de los diferentes factores relacionados con excusas, incapacidades, permisos, etc. Con el departamento de Relaciones Laborales para realizar el seguimiento estipulado.
  • Realizar el respectivo seguimiento de todas las incapacidades reportadas ya sea por enfermedad común o por ARL, así como al subsidio de maternidad, manteniendo el respectivo control de estos mismos procesos.
  • Asegurar que el procedimiento de retenciones funciona de manera correcta supervisando que se hagan los ajustes adecuados al sueldo, por concepto de Seguridad Social, Imporenta, INFOTEP, entro otras, calculando conforme a los reglamentos establecidos en el Código Tributario actual y demás organismos

Como puede notar, la tarea del departamento de nómina es de gran importancia para que los demás procesos en la empresa puedan funcionar correctamente, ya que como mencionábamos anteriormente, es un área transversal. Por ello, delegar la administración de nómina a terceros es la mejor alternativa para poder dinamizar este subsistema y procurar mantener en sinergia a toda la compañía. En Grupo Soluciones Horizonte, brindamos soluciones oportunas para convertirnos en su mejor aliado.

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