Tercerizar y delegar tu nómina exitosamente ya no es solo una tendencia: es una estrategia clave para optimizar la gestión del talento y cumplir con la normativa vigente.
Sin embargo, hacerlo sin la planeación adecuada puede traer riesgos de cumplimiento, sobrecostos y pérdida de control sobre la información.
En este blog te compartimos cinco claves para garantizar una transición exitosa y segura hacia un proveedor externo, basadas en las buenas prácticas del sector y las últimas guías oficiales.
- Evalúa la capacidad y cumplimiento del proveedor
Antes de firmar cualquier acuerdo, asegúrate de que tu proveedor esté debidamente autorizado y cumpla con las normas laborales y tributarias.
Verifica que tenga registro ante la UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales) y esté actualizado con la normativa vigente.
Según la Guía de la UGPP (enero 2025), uno de los principales errores de las empresas al tercerizar procesos de nómina es no verificar el cumplimiento parafiscal del operador. Este paso es clave para evitar sanciones y asegurar la trazabilidad de los aportes.
- Realiza una auditoría interna previa
Antes de transferir la información, revisa tus procesos internos de nómina:
- Estructura salarial.
- Clasificación de contratos.
- Reportes a la PILA.
Esto permitirá detectar inconsistencias o errores antes del cambio de proveedor.
De acuerdo con la UGPP (2025), los errores más comunes detectados en auditorías están relacionados con la mala clasificación de ingresos no salariales y la falta de soporte documental.
Corregirlos a tiempo evita sanciones que pueden alcanzar hasta el 40 % del valor omitido, según las disposiciones actuales.
- Define roles y niveles de acceso claros
Uno de los mayores riesgos en una transición de nómina es la pérdida de control sobre la información sensible.
Por eso, es fundamental establecer quién puede acceder, modificar o validar la información.
El proveedor debe garantizar confidencialidad, trazabilidad y copias de respaldo de toda la data.
Un contrato bien estructurado —con políticas claras de protección de datos— es esencial para cumplir con la Ley 1581 de 2012 sobre tratamiento de datos personales.
- Asegura la integración tecnológica
La eficiencia del proceso depende de la integración entre tu sistema interno y el del proveedor.
Los mejores aliados tecnológicos ofrecen plataformas compatibles con ERP, CRM y sistemas contables.
Asegúrate de que puedan generar reportes automáticos y consolidados, así como alertas en tiempo real.
Según los últimos datos disponibles del Observatorio de Mercado Laboral de ACOSET (septiembre 2025), la automatización en la gestión de nómina es uno de los factores que más contribuye a la reducción de errores operativos y mejora de la trazabilidad en los procesos de contratación temporal y permanente.
- Mantén comunicación constante y evaluación continua
Una transición exitosa no termina con la firma del contrato.
Establece canales de comunicación permanentes con el proveedor y revisa periódicamente indicadores como:
- Exactitud en liquidaciones.
- Satisfacción de los colaboradores.
Implementar una evaluación semestral con métricas claras permitirá ajustar el servicio y garantizar una mejora continua.
Fuentes
- UGPP (2025). Guía de buenas prácticas para la tercerización de procesos de nómina.
- ACOSET (2025). Observatorio de Mercado Laboral – Informe septiembre 2025.
- Ley 1581 de 2012. Protección de datos personales.